KEARSIPAN UNMUL
Pindah-pindah dokumen itu nggak bisa asal angkut pakai kardus mi instan terus ditaruh begitu saja di depan pintu ruang arsip. Ada etika dan prosedurnya agar dokumen tersebut tetap terjaga martabatnya (dan tentu saja agar Anda nggak dicari-cari lagi karena data yang nggak lengkap).
Banyak orang menganggap serah terima arsip itu cuma soal angkut-angkut barang. Padahal, ini adalah proses transfer tanggung jawab hukum. Biar Anda nggak dicap "asal setor", yuk ikuti langkah-langkah pro di bawah ini:
1. Operasi "Sortir" (Seleksi adalah Kunci)
Jangan semua tumpukan kertas di meja fakultas dikirim. Ingat, pusat arsip bukan tempat pembuangan sampah akhir.
Lakukan: Pilih dokumen yang masa retensinya sudah habis di fakultas (biasanya setelah 2-5 tahun) tapi statusnya harus disimpan permanen atau dinamis inaktif.
Singkirkan: Klip kertas (paperclip) atau stapler besi yang berkarat. Ganti dengan penjepit plastik atau ikat dengan tali kain agar kertas nggak rusak termakan usia.
2. Buat "Peta Jalan" (Daftar Pertelaan Arsip / DPA)
Pusat arsip nggak akan tahu apa isi kardus Anda kalau nggak ada daftarnya. Buatlah Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang rapi.
Isinya simpel kok: Nomor urut, kode klasifikasi, isi ringkas arsip, tahun, dan jumlahnya.
Kenapa harus ada? Supaya kalau suatu saat fakultas butuh lagi, tinggal sebut nomor urutnya. Gak perlu bongkar seluruh gudang!
3. Wadah yang "Manusiawi"
Gunakan boks arsip standar (biasanya warna cokelat kuat). Beri label yang jelas di sisi depan boks:
Asal Fakultas/Unit Kerja.
Nomor Boks.
Rentang Tahun Dokumen.
4. Ritual Sakral: Berita Acara Serah Terima (BAST)
Ini adalah bagian paling penting agar prosesnya resmi secara hukum. BAST adalah bukti bahwa tanggung jawab keamanan dokumen sudah berpindah tangan.
Dokumen ini ditandatangani oleh dua pihak: Pihak yang menyerahkan (Fakultas) dan Pihak yang menerima (Unit Kearsipan Pusat).
Lampirkan DPA yang sudah dibuat di langkah nomor 2 sebagai bagian tak terpisahkan dari BAST ini.
5. Manfaatkan Jalur Digital (Srikandi)
Karena kita sudah di era modern, jangan lupa entri data perpindahan ini ke aplikasi Srikandi. Di sana ada fitur pemindahan arsip yang bikin pelacakan jadi lebih canggih. Jadi, fisik berpindah, data digital pun ter-update!
Kenapa Harus Serapi Ini?
Selain karena tuntutan aturan ANRI, bekerja profesional dalam kearsipan mencerminkan kualitas birokrasi di fakultas Anda. Bayangkan betapa bangganya saat tim audit datang dan Anda bisa menunjukkan dokumen serah terima yang rapi dalam hitungan detik. It’s a professional flex!
Siap mengeksekusi "Pindah Rumah" arsip minggu ini?
